Stellen wir uns vor, eine Arbeitsorganisation (bald ein Kunde) ist von der Idee überzeugt und möchte, dass wir im Rahmen eines Zeitarbeitsvertrags Zeitarbeitskräfte zur Verfügung stellen.
Wie würde der Prozess in der Praxis von Anfang bis Ende ablaufen?
1 – Zunächst muss man sich fragen, ob es angesichts der spezifischen Art, der Umstände und des allgemeinen Kontextes der Anfrage möglich ist, einer bestimmten Arbeitsorganisation, die in einem bestimmten Wirtschaftszweig innerhalb einer bestimmten nationalen Gerichtsbarkeit tätig ist, rechtmäßig Arbeitnehmer zu überlassen.
Es müssen einige wichtige Fragen geklärt werden:
a) Sollen die Arbeitnehmer für einen dauerhaften oder spezifischen, projektbezogenen Bedarf eingesetzt werden? Oder sollen sie für einen Bedarf eingesetzt werden, der aus den unterschiedlichsten Gründen zeitlich begrenzt oder spezifisch ist? Wenn der Bedarf an Arbeitskräften unzweifelhaft dauerhaft ist, ist es nicht möglich, einen Vertrag abzuschließen.
b) Ist die Leiharbeit in dem in Frage kommenden Fall zulässig? In Deutschland beispielsweise ist Leiharbeit im Baugewerbe nicht zulässig – Punkt.
c) Erfüllt Work Supply die Voraussetzungen, um in dem Land zu arbeiten, in das die Arbeitnehmer entsandt werden sollen?
Obwohl unser Personaldienstleister grundsätzlich in jedem EU-Mitgliedstaat (und damit auch in den EWR-Staaten) genauso frei tätig sein kann wie jedes lokal ansässige Unternehmen, verlangen einige Länder eine Vorregistrierung, eine Vorabgenehmigung oder sogar eine Erlaubnis oder Lizenz, die vorher eingeholt werden muss.
d) Ist Work Supply in der Lage, Arbeitskräfte bereitzustellen, die den Anforderungen des potenziellen Kunden entsprechen? Wenn der Kunde zum Beispiel Krankenschwestern, Zahnärzte, Hochhausreiniger, Installateure für industrielle Klimaanlagen usw. sucht, können wir keine Lösung anbieten, da wir keine Arbeitskräfte oder Dienstleistungen dieser Art anbieten.
2 – Nachdem festgestellt wurde, dass alle Anforderungen erfüllt sind und keine weiteren rechtlichen oder bürokratischen Hindernisse bestehen, muss in einem zweiten Schritt sichergestellt werden, dass eine geeignete Unterkunft für die Unterbringung der Arbeitnehmer zur Verfügung steht. Es liegt auf der Hand, dass die entsandten Zeitarbeitnehmer eine Unterkunft benötigen.
Wenn keine geeignete und preisgünstige Unterkunft gefunden werden kann, gibt es überhaupt keine Möglichkeit, weiterzukommen.
3 – Der dritte Schritt in diesem Prozess ist die Festlegung der Höhe des Arbeitsentgelts. Die EU-Richtlinie 2018/957 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. Juni 2018 besagt, dass für entsandte Arbeitnehmer die im Aufnahmemitgliedstaat geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen gelten, sofern sie günstiger sind.
Das bedeutet, dass es nicht zulässig ist, den entsandten Arbeitnehmern einen niedrigeren Lohn oder ein niedrigeres Gehalt zu zahlen oder ihnen ungünstigere Beschäftigungsbedingungen (Überstunden, Wochenendzuschläge, Schichtzulagen usw.) zu gewähren als denjenigen Arbeitnehmern, die in derselben Position und Kategorie direkt beim Kunden beschäftigt sind.
Wenn beispielsweise ein potenzieller Kunde in Österreich seinen eigenen Tischlern 16 € pro Stunde oder 2 750 € pro Monat (brutto) zahlt, dürfen die von einem anderen EU-Mitgliedstaat an diesen österreichischen Kunden entsandten Arbeitnehmer nicht schlechter bezahlt werden, unabhängig davon, ob es sich um Work Supply oder eine andere ausländische Zeitarbeitsfirma handelt. Die entsandten Arbeitnehmer haben außerdem Anspruch auf die gleichen Überstundenzuschläge, Nachtschichtzulagen, Essenszuschläge, Wochenendzuschläge usw., die das österreichische Unternehmen seinen eigenen, direkt angestellten Zimmerleuten gewährt.
Das oben Gesagte gilt jedoch nur, wenn der Auftraggeber in dem EU-Mitgliedstaat, in den die Arbeitnehmer entsandt werden, seinen eigenen Arbeitnehmern Arbeitsbedingungen bietet, die mit dem Gesetz oder einem verbindlichen Tarifvertrag übereinstimmen – diese haben immer Vorrang.
Wenn im obigen Beispiel in Österreich ein verbindlicher Kollektivvertrag besteht, der besagt, dass Tischler der Einstiegsklasse 18 € pro Stunde oder 3.095 € pro Monat erhalten müssen, dann muss dieser Betrag den Tischlern gezahlt werden, die nach Österreich entsandt werden, um Dienstleistungen für diesen Kunden zu erbringen, zusammen mit allen anderen Leistungen, Zulagen oder Zuschlägen, die im geltenden Kollektivarbeitsvertrag vorgeschrieben sind.
In den EU-Richtlinien ist eindeutig festgelegt, dass der Endnutzer (Kunde) in einem EU- (oder EWR-) Mitgliedstaat dafür verantwortlich ist, dem Zeitarbeitsunternehmen, das die Arbeitskräfte entsendet, wahrheitsgemäße Informationen zu liefern. Das bedeutet, dass der Endbenutzer für alle falschen Angaben oder Nichtkonformitäten zur Verantwortung gezogen wird.
Informationen über die Beschäftigungsbedingungen für entsandte Arbeitnehmer sind aus mehreren Gründen besonders wichtig:
- Der Endnutzer (Kunde) ist dafür verantwortlich, dem Leiharbeitsunternehmen Informationen über die Beschäftigungsbedingungen zu geben und wird für falsche Informationen und falsche Angaben zur Rechenschaft gezogen,
- Entsandte Arbeitnehmer sind nicht unbedingt billiger als einheimische Arbeitskräfte – die Arbeitsbedingungen können nicht schlechter, aber natürlich auch günstiger sein,
- Dies zu verstehen ist von entscheidender Bedeutung, denn es ist der Faktor, der den Preis, der Kunden in Europa angeboten wird, hauptsächlich beeinflusst.
4 –Der vierte Schritt (Verhandlung) ist ganz einfach und unkompliziert: Es muss eine Vereinbarung über den Tarif getroffen werden.
Bei Work Supply werden die Leistungen der Leiharbeitsfirmen nach Stunden abgerechnet.
Wenn 10 entsandte Arbeitnehmer beispielsweise 40 Stunden in einer Woche gearbeitet haben und wir uns auf einen Stundensatz von 23 € geeinigt haben, werden dem Kunden 10 Arbeitnehmer x 40 Stunden x 23 € in Rechnung gestellt, also 9.200,00 € (ohne Mehrwertsteuer).
Es ist wichtig zu wissen, dass der Stundensatz, den wir unseren Kunden in Rechnung stellen, wesentlich höher ist als der Stundenlohn, den wir unseren Arbeitnehmern zahlen – leider ist dies darauf zurückzuführen, dass wir die Gemeinkosten und die Löhne unserer eigenen Mitarbeiter decken müssen, die alle Entsendungen bearbeiten und erleichtern.
Andere Lohnkosten wie bezahlter Urlaub, Weihnachts- und Urlaubsgeld, umfassende Arbeitsversicherungen, obligatorische Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, obligatorische Arbeitgeberbeiträge zur Arbeitnehmerunfallversicherung, ärztliche Untersuchungen, Umzugskosten usw. erhöhen die Kosten für unsere Zeitarbeitsdienste erheblich.
Die angenehme Überraschung ist, dass trotz all dieser Faktoren, die den Preis, den wir anbieten können, erhöhen können, in den meisten Fällen die Kosten für unsere Zeitarbeitsdienste ähnlich hoch und oft sogar niedriger sind als die Kosten, die unsere europäischen Kunden für die von ihnen direkt beschäftigten Arbeitnehmer haben.
Auf Anfrage können wir auch formelle Angebote und Kostenvoranschläge übermitteln.
5 – Der fünfte Schritt, nachdem eine Vereinbarung über den Stundensatz unserer Zeitarbeitsdienste und eine Einigung über Unterkunft, Transport, Termine, Zeiten, Anzahl der Arbeitnehmer, Anforderungen, Logistik usw. erzielt wurde, muss ein formeller Zeitarbeitsvertrag von beiden Parteien unterzeichnet werden, in dem alles, was vereinbart wurde, schriftlich festgehalten wird. Die Zeitarbeitsvereinbarung ist gesetzlich vorgeschrieben, und ohne sie wird die portugiesische Sozialversicherung die erforderlichen PDA1 nicht ausstellen. Außerdem haben wir beobachtet, dass Beamte bei Audits oder Inspektionen die Einsicht in die Zeitarbeitsvereinbarung verlangen.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass Work Supply – Trabalho Temporário Lda. bei diesem Schritt oder jederzeit während des Verhandlungsprozesses dem zukünftigen Kunden auf Anfrage gerne alle Unterlagen zur Verfügung stellt – Lizenzen, Bürgschaften oder Unternehmensgarantien, Unternehmenszertifikate, Registrierungsnachweise, Bescheinigungen über Nichtverschuldung, Muster von Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen, Ausweisdokumente der entsandten Arbeitnehmer usw…
Transparenz ist unser Motto. Sie trägt dazu bei, das wichtige Vertrauen zwischen uns und unseren Kunden aufzubauen.
6 – Der sechste und letzte Schritt umfasst alle vorbereitenden Formalitäten und Verfahren, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Entsendung nach den höchsten Standards und in Übereinstimmung mit den Gesetzen, Regeln und Vorschriften Portugals, der EU und des Gastlandes erfolgt.
Besondere Berücksichtigung finden dabei:
- Sammlung und Bewertung von Unterlagen und Informationen von potenziellen Bewerbern (Reisepass, Bürgerkarte oder Aufenthaltsgenehmigung, Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Bankkontonummer, Führerschein (falls vorhanden), Referenzschreiben, Zeugnisse usw.),
- Registrierung der geprüften Arbeitnehmer in unserer Datenbank und Unterzeichnung der Arbeitsverträge und/oder der Entsendevereinbarungen mit den zu entsendenden Arbeitnehmern,
- Buchung von arbeitsmedizinischen Untersuchungen und Einholung von ärztlichen Untersuchungsberichten für die zu entsendenden Arbeitnehmer,
- Übermittlung der obligatorischen Informationen und Angaben über alle zu entsendenden Arbeitnehmer an die portugiesische Ausländer- und Grenzbehörde (SEF),
- Registrierung unserer Arbeitnehmer im Rahmen unserer äußerst umfassenden extraterritorialen Arbeits-/Berufsversicherung,
- Einreichung von Online-Anträgen für PDA1 auf dem portugiesischen Sozialversicherungsportal (diese Behörde ist äußerst anspruchsvoll – wenn beispielsweise nicht nachgewiesen wird, dass die Arbeitnehmer, für die A1 beantragt wird, vom ersten bis zum letzten Tag der Entsendung arbeitsversichert sind, wird der Antrag abgelehnt),
Ausfüllen der obligatorischen Online-Entsendungsmeldung, bei der umfassende Informationen über die Entsendungsinitiative innerhalb der EU zur Verfügung gestellt werden, die von der zuständigen Behörde des Gastlandes angefordert werden – die Richtlinie 2014/67/EU zur Durchsetzung der Entsenderichtlinie verlangt, dass die Gastländer über alle Arbeitnehmer informiert werden, die innerhalb ihrer Grenzen entsandt werden,
Den Kauf von Tickets und die Vorbereitung von Reiserouten für die zu entsendenden Arbeitnehmer.
Prozess - Fluxogramm
KEIN ÄRGER, KEINE SORGEN!
Work Supply kümmert sich um den gesamten Prozess, von A bis Z.
Es ist kein Zufall, dass unser Slogan lautet:
"WIR BIETEN SEELENFRIEDEN!"
