Intresserad av tillfällig personal? Hur fungerar processen?

Låt oss föreställa oss att en arbetsorganisation (snart kund) har blivit såld på idén och vill att vi ska tillhandahålla tillfälligt anställda enligt ett bemanningsavtal.

Hur skulle processen fungera i praktiken från början till slut?

1 – Först och främst måste man fråga sig, är det möjligt, med tanke på den specifika karaktären, omständigheterna och det allmänna sammanhanget för begäran att lagligen tilldela arbetstagare till en bestämd arbetsorganisation, integrerad i en specifik sektor av ekonomisk verksamhet inom en specifik nationell jurisdiktion?

Några viktiga frågor måste besvaras:

a) Ska arbetstagarna utses för att tillgodose permanenta eller specifika, projektbaserade behov? Eller skall de utses för behov som är tillfälliga/specifika till sin natur av en mängd olika skäl? Om behovet av arbetskraft otvivelaktigt är av permanent karaktär är det inte möjligt att gå vidare med någon affär.

b) Är bemanningsföretag tillåtet i det aktuella fallet? I Tyskland är det t.ex. inte tillåtet att anlita bemanningsföretag inom byggsektorn – punkt slut.

c) Uppfyller Work Supply kraven för att arbeta i den jurisdiktion där arbetstagarna kommer att utstationeras?

Även om vårt bemanningsföretag åtnjuter den grundläggande friheten att bedriva verksamhet i alla EU-länder (och i förlängningen även EES-länder) på exakt samma sätt som alla lokalt etablerade företag, kräver vissa länder förregistrering, förhandsgodkännande eller till och med att ett tillstånd eller en licens erhålls i förväg.

d) Har Work Supply möjlighet att tillhandahålla arbetstagare som uppfyller potentiella kunders krav? Om kunden till exempel letar efter sjuksköterskor, tandläkare, skyskrapestädare, installatörer av industriell luftkonditionering etc. kan vi inte erbjuda en lösning eftersom vi inte tillhandahåller arbetstagare eller tjänster av detta slag.

2 – Efter att ha konstaterat att alla krav är uppfyllda och att det inte finns några andra rättsliga eller byråkratiska hinder, är det andra steget att kontrollera att det finns lämplig bostad för arbetstagarna. Uppenbarligen behöver utstationerade tillfälligt anställda någonstans att bo.
Om det inte går att hitta en lämplig bostad till ett rimligt pris, finns det absolut ingen möjlighet att gå vidare.
3 – Det tredje steget i processen är att ta reda på hur mycket arbetstagarna ska få betalt. I Europaparlamentets och rådets direktiv 2018/957 av den 28 juni 2018 anges att utstationerade arbetstagare har rätt till de arbets- och anställningsvillkor som gäller i värdmedlemsstaten i den mån de är mer förmånliga.
Det innebär att det inte är tillåtet att betala de utstationerade arbetstagarna en lägre lön eller att ge dem mindre gynnsamma anställningsvillkor (övertid, helgtillägg, skifttillägg etc.) än vad som gäller för de arbetstagare i samma befattning och kategori som är direkt anställda av kunden.

Om t.ex. en potentiell kund i Österrike betalar sina egna snickare 16 euro per timme eller 2 750 euro per månad (brutto), får arbetstagare som utstationeras till denna österrikiska kund från ett annat bemanningsföretag i ett EU-land, oavsett om det är Work Supply eller något annat utländskt bemanningsföretag, inte få lägre lön. De utstationerade arbetstagarna har också rätt till samma övertidsersättning, nattskiftstillägg, matpengar, helgtillägg etc. som det österrikiska företaget ger sina egna, direktanställda snickare.
Det som anges ovan gäller dock endast om kunden i det EU-land dit arbetstagarna kommer att utstationeras ger sina egna arbetstagare anställningsvillkor som överensstämmer med lagen eller ett gällande bindande kollektivavtal – dessa har alltid företräde.
Om det i exemplet ovan finns ett bindande kollektivavtal i Österrike som anger att snickare på grundnivå måste få 18 euro per timme eller 3 095 euro per månad – då är detta vad som måste betalas till snickare som utstationeras till Österrike för att tillhandahålla tjänster till denna kund, tillsammans med eventuella andra förmåner, ersättningar eller extra lön som föreskrivs i det tillämpliga kollektivavtalet.
EU-direktiven anger tydligt att slutanvändaren (kunden) i EU- (eller EES-) medlemslandet är ansvarig för att lämna sanningsenlig information till bemanningsföretaget som tilldelar arbetskraften. Detta innebär i praktiken att slutanvändaren kommer att hållas ansvarig för eventuella felaktiga uppgifter eller bristande överensstämmelse.

Information om arbets- och anställningsvillkor för utstationerade arbetstagare är särskilt relevant av flera skäl:

Slutanvändaren (kunden) är ansvarig för att lämna information om anställningsvillkoren till bemanningsföretaget och kommer att hållas ansvarig för all falsk information och felaktig framställni
Utstationerade arbetstagare är inte nödvändigtvis billigare än inhemsk arbetskraft – anställningsvillkoren kan inte vara mindre förmånliga, men de kan naturligtvis vara mer förmånliga
Att förstå detta är av avgörande betydelse eftersom det är den faktor som främst påverkar det pris som erbjuds kunder i Europa.

Andra lönekostnader såsom betald semester, jul- och helgdagsersättningar, omfattande arbetsförsäkringsskydd, obligatoriska arbetsgivaravgifter för social trygghet, obligatoriska arbetsgivaravgifter till fonden för ersättning till arbetstagare, läkarundersökningar, omlokaliseringskostnader etc. ökar avsevärt kostnaden för våra tillfälliga bemanningstjänster.

Den positiva överraskningen är att trots alla dessa faktorer som kan öka det pris vi kan erbjuda, är kostnaden för våra tillfälliga bemanningstjänster i de flesta fall liknande, och ofta lägre, än de kostnader som våra europeiska kunder har för arbetstagare som de anställer direkt.
På begäran kan vi också skicka formella kommersiella förslag och offerter.

5 – Det femte steget efter att en överenskommelse har träffats om timpriset för våra bemanningstjänster och överenskommelse också har träffats om boende, transport, datum, tider, antal anställda, krav, logistik etc., måste ett formellt bemanningsavtal undertecknas av båda parter där allt som har överenskommits skrivs ned. Det tillfälliga bemanningsavtalet är obligatoriskt enligt lag och utan det kommer portugisiska socialförsäkringsmyndigheten inte att utfärda de nödvändiga PDA1. Vi har också observerat att tjänstemän under revisioner eller inspektioner kommer att be om att få se avtalet om tillfällig bemanning.
Det är viktigt att notera att Work Supply – Trabalho Temporário Lda under detta steg, eller när som helst under förhandlingsprocessen, mer än gärna förser den blivande kunden med all dokumentation på begäran – licenser, borgensförbindelse eller affärsgaranti, företagscertifikat, alla bevis på registrering, intyg om skuldfrihet, exempel på fakturor eller lönebesked, identitetshandlingar för utstationerade arbetstagare etc…
Öppenhet är vårt motto. Det kommer att bidra till att bygga upp det viktiga förtroendet mellan oss och våra kunder.

6 – Det sjätte och sista steget omfattar allt förberedande pappersarbete och alla förfaranden som behövs för att säkerställa att utstationering sker enligt högsta standard och i enlighet med lagar, regler och förordningar i Portugal, EU och värdlandet.

Särskild hänsyn tas till:

Insamling och bedömning av dokumentation och information från potentiella kandidater (pass, medborgarkort eller uppehållstillstånd, personnummer, skatteregistreringsnummer, bankkontonummer, körkort (om tillgängligt), referensbrev, intyg etc.),
Registrering av validerade arbetstagare i vår databas och undertecknande av anställningsavtal och/eller uppdragsavtal med de arbetstagare som ska utstationeras,
Boka yrkesmedicinska undersökningar och erhålla medicinska undersökningsrapporter för de arbetstagare som ska utstationeras,
Skicka in obligatorisk information och uppgifter till den portugisiska utlännings- och gränstjänsten (SEF) för alla arbetstagare som ska utstationeras,
Registrera våra arbetstagare under vår extremt omfattande försäkringsplan för arbete/yrkesverksamhet utanför territoriet,
Skicka in online-ansökningar om PDA1 på den portugisiska socialförsäkringsportalen (denna myndighet är extremt krävande – till exempel om bevis inte tillhandahålls för att de arbetstagare för vilka A1 begärs täcks av arbetsförsäkring från den första till den sista dagen av utstationering, kommer begäran att avslås),
Fylla i den obligatoriska anmälan om utstationering online där omfattande information om utstationering inom EU som begärts av den behöriga myndigheten i värdlandet görs tillgänglig – enligt tillämpningsdirektivet 2014/67/EU om utstationering av arbetstagare måste värdländerna underrättas om alla anställda som utstationeras inom deras gränser,
Köpa biljetter och förbereda resplaner för de arbetstagare som ska utstationeras.